Osoba chcąca skorzystać z prawa do oryginalnej pisowni imienia lub nazwiska powinna najpierw wypełnić kwestionariusz — opisać swoją sytuację oraz wskazać, jakiej pomocy potrzebuje.

Następnie EFHR udzieli takiej osobie informacji o potrzebnych kopiach dokumentów w zależności od tego, czy są wymagane.

W przypadku zmiany imienia potrzebne są (kopie): dokument tożsamości (paszport lub dowód osobisty), akt urodzenia, inne dokumenty, w których imię jest już używane w takiej formie, lub przykłady posługiwania się takim imieniem na co dzień (np. media społecznościowe), a także, jeżeli pisownia jest powiązana z konkretną kulturą lub narodowością, dokumenty wskazujące narodowość osoby. Jeżeli rodzice chcą zmienić imię swojego dziecka, potrzebne są także dokumenty tożsamości obojga rodziców.

W przypadku zmiany nazwiska potrzebne są (kopie):

• jeżeli osoba zawarła małżeństwo z cudzoziemcem — dokumenty tożsamości obojga małżonków (paszport lub dowód osobisty), akt małżeństwa;
• jeżeli osoba planuje zmienić swoje nazwisko na nazwisko przodka (-ów) — dokument tożsamości (paszport lub dowód osobisty), akt urodzenia, akty stanu cywilnego przodka (-ów); mogą to być akty urodzenia, zgonu, małżeństwa, które to dokumenty można próbować otrzymać z archiwum.

Jeżeli rodzice chcą zmienić nazwisko swojego dziecka, potrzebne są także dokumenty tożsamości obojga rodziców.

Pierwszym krokiem w tym procesie jest otrzymanie odpowiedzi urzędu stanu cywilnego. Wniosek musi być rozpatrzony w ciągu 1 (negatywna odpowiedź) lub 2 (pozytywna odpowiedź) miesięcy.

Jeżeli wniosek został uwzględniony, urząd stanu cywilnego wydaje zaświadczenie o zmianie imienia lub nazwiska, a także odpowiednio zmienia wpisy dotyczące stanu cywilnego. Takie zaświadczenie jest wystarczającym dowodem o zmianie imienia lub nazwiska, tzn. instytucje mają obowiązek zadbać, aby taka zmiana nie spowodowała żadnych problemów przy spadkobraniu, w banku czy w życiu osobistym.

W razie negatywnej odpowiedzi urzędu stanu cywilnego korzystamy z prawa zaskarżenia takiej decyzji do sądu. Jak wskazuje rozwinięte orzecznictwo, sądy pierwszej instancji praktycznie we wszystkich przypadkach przyznają prawo człowieka do oryginalnej pisowni imienia lub nazwiska, uchylają decyzję urzędu stanu cywilnego i zobowiązują urząd stanu cywilnego do zmiany danych.

Od września 2021 r., według zaleceń Ministerstwa Sprawiedliwości przekazanych do urzędów stanu cywilnego, nazwiska dzieci są zmieniane już w urzędzie stanu cywilnego pod warunkiem, że nazwisko innego członka rodziny zostało uprzednio zmienione w drodze rozstrzygnięcia wydanego przez sąd (najczęściej jest to matka, jednak także może być rodzeństwo), co oznacza, że w takim przypadku nie ma potrzeby przeprowadzania odrębnego postępowania sądowego dla dzieci.

Europejska Fundacja Praw Człowieka (EFHR) udziela nieodpłatnej pomocy prawnej osobom dotkniętym problemem oryginalnej pisowni imion i nazwisk w dokumentach osobistych. Pomocy prawnej udzielają prawnicy EFHR. Pomoc prawna obejmuje porady, sporządzanie dokumentów i reprezentowanie w sądzie. Wszystkich zainteresowanych zachęcamy do rejestracji drogą mailową na adres info@efhr.eu lub telefonicznie pod numerem + (370) 691 50 822.